En general, la organización de vida de los humanos no es simple. Todos tenemos dificultades para planificar a corto, medio y largo plazo nuestra existencia así como para gestionar día a día los múltiples avatares que se nos presentan. Esto toma unas funciones relevantes en el mundo del trabajo y, desde luego, en el desempeño de la función directiva. Dejarnos llevar sin haber planificado a donde queremos ir, hacer que nuestros días transcurran sin orden, simplemente atendiendo de forma reactiva los asuntos que se nos presentan, es una mala política. La corriente nos arrastrará, nuestra eficiencia será nula y la consecuencia que obtendremos será la frustración de no estar haciendo nunca aquello que pensamos que realmente debemos hacer. Por tanto, una de las tareas esenciales del personal directivo es la continua lucha contra la improvisación.
El día a día del personal directivo suele estar cargado de situaciones a las que hay que enfrentarse de forma poco organizada. Llegamos a la oficina y, por más que tengamos una agenda clara para el día, los asuntos nos comienzan a inundar. El correo, la mensajería instatánea, el teléfono, la presencia física de nuestros colaboradores que requieren de nuestras decisiones… Todo ello nos lleva a a un tipo de organización laboral poco organizada, en la cual la mayor parte del tiempo la gastamos en responder de manera reactiva a los eventos que van surgiendo. Es probable que, en el mejor de los casos, tengamos una planificación de reuniones con personas de los distintos grupos que gestionamos. Pero en muchos casos, estas se convierten en un proceso rutinario donde se realiza una transferencia básica de información, seguimiento de objetivos, etc., todo con prisa porque el tiempo acucia.
Al terminar el día solo acumulamos una sensación de terrible agotamiento y somos incapaces de discernir si lo que hemos hecho sirve para algo o no. Aunque normalmente nos dejamos llevar por la autocomplacencia; cuantificamos las acciones hechas, «he gestionado doscientos emails», «he atendido cincuenta llamadas», «he mantenido cuatro reuniones». ¿Y qué? Las preguntas de fondo no están ahí. Deberíamos preguntarnos cosas como «¿he ayudado hoy a mi compañía a crear más valor?», «¿mi modo de hacer las cosas ha podido servir de ejemplo a mis colegas?», «¿he ayudado a desarrollarse profesionalmente a mis subordinados?», «¿he sido capaz de organizar situaciones que hagan que mañana sea mejor que hoy?», «¿por cuántas personas o hechos me he dejado engañar?»…
«Si te sobrecargas o buscas la perfección sucumbirás ante la frustración de no conseguir las cosas. Tensiónate siempre por encima de lo que entiendes que es tu zona de confort, pero no te plantees metas imposibles.»
No es fácil luchar contra esto en un entorno de fuerte carga de trabajo. En lo que a mí respecta reconozco una fuerte deficiencia aquí. Este es uno de mis principales defectos como directivo. Pero hemos de luchar contra ello y creo que la receta básica se encuentra en la aplicación de unos cuantos principios sencillos que debemos seguir a rajatabla. Al fin y al cabo, lo simple es lo que debemos perseguir para abrirnos camino entre la complejidad del mundo en que vivimos. Y rutinizar nuestra existencia resulta algo indispensable para tapar ese vacío que nos compone como seres humanos. Repasemos algunos de los métodos que recomiendo:
- Busca momentos para alejarte del día y reflexionar sobre objetivos, planificación estratégica, tácticas y evaluación de resultados. Si una mañana al mes no vas a la oficina, te sientas en el banco de un parque y repasas todas estas cosas mentalmente, seguro que tu eficiencia y la serenidad con la que abordas los temas se verán recompensados. No estás perdiendo tiempo, estás ganando eficiencia.
- Organiza tu tiempo de trabajo diario. Gestiona tus tareas de forma que la improvisación no reine en tu jornada laboral. Dedica el tiempo necesario a la atención de las personas por los distintos canales donde se te requiera, pero no dejes que pase un día sin que hayas podido abordar tareas planificadas. Usar cualquier gestor de tareas, básico, sin complejidades, es indispensable.
- Conócete en cuanto a tus capacidades. Yo, por ejemplo, suelo madrugar y me concentro bien por las mañanas. Conforme el día va pasando voy perdiendo capacidad de análisis. Por tanto, intento hacer cualquier trabajo que requiera de esas capacidades a primera hora y dejo el resto del día para la catarata de temas que después vendrán. Otros, quizá, se concentren mejor a última hora y entonces lo más adecuado será esperar a esos momentos en que ya todos se han marchado para, en el ambiente de recogimiento de una oficina vacía, dedicarse a cualquier trabajo que requiera concentración,
- Las tareas hay que realizarlas, no sirve anotarlas para luego ir posponiéndolas indefinidamente. No te vayas de la oficina sin haber realizado avances sustanciales en lo que tengas que hacer. Pero, si no consigues terminarlo, tampoco te agobies, planifica terminarlo para mañana, pero no dejes que se te acumulen las cosas. Replanifica y reorganiza tus tareas desde una perspectiva sensata. Si te sobrecargas o buscas la perfección sucumbirás ante la frustración de no conseguir las cosas. Tensiónate siempre por encima de lo que entiendes que es tu zona de confort, pero no te plantees metas imposibles.
- Organiza una planificación sensata de reuniones con tus colaboradores. Pero no hagas que se conviertan en rutina. Ponte y ponles el reto de que, más allá de la transferencia de información, de cada una de esas reuniones como mínimo deba salir una decisión importante para el cambio organizacional en los asuntos que de vosotros dependan. Haz que cada una de estas reuniones sean un elemento básico en la búsqueda permanente de las buenas prácticas y en la persecución inmisericorde de las malas. Documenta y evalúa el cumplimiento.
- No tomes decisiones precipitadas. Cuando hayas pensado bien un asunto y quieras implantar un proceso, realizar un cambio organizativo, etc., no lo pongas en marcha directamente. Debátelo antes con algunas personas de tu equipo. Analiza los pros y contras que te ponen y afina las cosas en función de este feedback. A veces tendrás que poner en marcha cosas con la oposición abierta de tus colaboradores, pero revisa bien antes todos los temas con ellos e infórmales de que lo vas a llevar a cabo aun a pesar de sus objeciones, indicando las razones por las que lo haces. Repasa bien cualquier decisión que implique cambios organizativos importantes. Poner en marcha procedimientos de forma improvisada para cambiarlos a los pocos días, porque tienen consecuencias imprevistas, da una pésima imagen tanto a nivel interno como externo y, desde luego, devalúa nuestra imagen personal como gestor.
- Pero no dejes que una organización demasiado encorsetada y sometida a una fuerte rutina, te inhabilite para tratar las excepciones. Como en todo en la vida, busca el justo medio. Que se te reconozca como directivo por ser organizado, eficaz, prudente y accesible. No sé si esto te hará ganar más dinero, probablemente sí, pero desde luego te hará más feliz y te ayudará a llevar una vida más equilibrada.
- No dejes que pase una jornada sin haber repasado mentalmente tu actividad. Sobre todo, plantéate qué cosas han pasado impulsadas por ti y cuáles otras te han arrollado. Saca conclusiones respecto a lo que puedes hacer mañana para no caer en los errores de hoy. Medita sobre cómo ejercer tu autodominio para enfrentar los temas de modo diferente. Repasa bien tus acciones para deducir si las mismas han seguido tus principios personales y los valores de tu compañía o si, por el contrario, ha sido fruto de la improvisación o de la pasión y/o tensiones del momento. Necesitas tiempo para hacer esto. Fija el como y el cuando, pero no lo dejes al azar y no dejes pasar un día sin haberlo hecho.
«Si te sobrecargas o buscas la perfección sucumbirás ante la frustración de no conseguir las cosas. Tensiónate siempre por encima de lo que entiendes que es tu zona de confort, pero no te plantees metas imposibles.»
Obviamente, hay muchas matizaciones a esto en función del tipo de trabajo que realices. En mi vida me he enfrentado a épocas con fuertes jornadas laborales que necesitaban una inusitada carga de de concentración y muy poca atención relacional. Por ejemplo, en los años en que me dediqué al desarrollo de software o cuando he tenido que dedicar muchas horas a escribir. Otros momentos en cambio, la mayor parte de mi tiempo la he dedicado a la impartición de formación; en este caso lo esencial es buscar el equilibrio entre la preparación y la ejecución, buscar la excelencia en cómo nos enfrentamos al proceso de explicar algo siendo didácticos y sin aburrir a los alumnos. Pero quizá la mayor parte de mi vida profesional, la he dedicado a la organización de procesos y personas. En este último ámbito es donde son de aplicación todas las cuestiones de las que hemos hablado en este artículo.